¿Cómo afecta la multitarea a tu productividad?

Habrás escuchado hasta la saciedad que la multitarea te hace disminuir tu productividad y que mantenerte enfocado al cien por cien en una sola tarea es la mejor manera de conseguir que tu productividad sea óptima.

A pesar de todo, seguimos haciendo varias cosas a la vez, algo que en un entorno digital puede ser un verdadero problema ( son muchas las cosas que reclaman nuestra atención: Facebook, Twitter, la bandeja de entrada del correo o poner música para trabajar).

Una cosa está clara, la multitarea disminuye tu productividad.

Leo Widrich publicó un artículo en el que trata de encontrar una solución a este problema de la multitarea. Básicamente trató de encontrar una solución cuando el flujo de trabajo se desarrolla online. (Viene muy bien para aquellas personas que trabajan desde casa y para las que desarrollan su trabajo desde un ordenador en un lugar fijo).

¿Por qué somos personas multitarea?

Se han realizado estudios para tratar de explicar por qué tenemos el hábito de realizar varias cosas a la vez, aun sabiendo que así somos menos productivos.

Las personas multitarea no son más productivas, simplemente se sienten más satisfechas con su trabajo.

Leer un libro mientras se ve un programa de TV y mandamos un WhatsApp a un amigo, hace que nos sintamos realizados. Hacer unas cuantas cosas a la vez, hace que nos sintamos personas muy eficientes.

Por desgracia, el estudio realizado, demuestra que ocurre exactamente lo contrario a lo que sentimos y nuestra productividad, como personas multitarea, es inferir a la que lograríamos enfocando en una sola tarea cada vez.

Otro problema, puesto de manifiesto en otro estudio, se centraba en la manera en que se percibe desde afuera a las personas multitarea.
Cuando vemos a alguien que atiende el teléfono, envía emails, mientras busca un informe, nos parece increíble y nos gustaría ser capaces de hacer lo mismo. Vemos como si esas personas tuvieran una habilidad especial.

Inconscientemente nos convertimos en malabaristas, tratando de manejar más y más tareas cada vez. Paradójicamente, lo único que conseguimos es destruir nuestra productividad.

Hay tiempo suficiente para todo a lo largo del día si haces una sola cosa cada vez, pero no hay tiempo suficiente en un año si tratas de hacerlo todo a la vez – Lord Chesterfield

¿Qué ocurre en tu cerebro cuando te dedicas a la multitarea?

La realidad es que nuestro cerebro no puede atender varias cosas a la vez. Enviar un email, dejar un comentario en un blog o consultar Feedely para ver lo último que se ha publicado sobre un tema, solo puede hacerse saltando consecutivamente de una actividad a otra.

La multitarea divide nuestro cerebro. Crea, lo que los investigadores llaman “spotlights” (focos)

En la siguiente imagen puedes ver la manera de funcionar de tu cerebro cuando tratas de hacer varias tareas a la vez. (Va saltando hacia adelante y hacia atrás cada vez que cambiamos el enfoque de una a otra tarea).

También se estudió, sin obtener resultados positivos, si la multitarea potenciaba algunas habilidades como:

  • Filtrar la información irrelevante
  • Cambiar rápido de tarea
  • Mantener la información bien organizada en la memoria.

¿Cómo evitar la multitarea cuando trabajas online?

Antes de seguir leyendo, te recomiendo que eches un vistazo al escritorio de tu ordenado. Mira cuántas ventanas tienes abiertas en tu navegador y cuántas pestañas tienes en cada una de esas ventanas. Comprueba si estás pendiente de Twitter, Facebook o tu email. (Debo confesarte, que después de varias horas trabajando, puedo tener varios navegadores abiertos con todo tipo de aplicaciones y webs con temas que poco tienen que ver entre sí).

A lo largo de una jornada de trabajo, nuestro ordenador se va poblando de múltiples “reclamos” que nos harán entrar en la locura de la multitarea.

Una vez expuesto el problema, estas son las soluciones:

1.Abre una sola ventana de tu navegador

Hay que reconocer que es tentador, mientras escribo estas lineas, podría abrir otra ventana para comprobar el estado de mi pedido (nueva cámara de fotos y una nueva ventana abierta). Al poco tiempo, mientras se me ocurren algunas ideas, voy a ver qué se cuece en Twitter (otra ventana abierta)… Poco a poco, se van a cumulando insignificantes tareas en mi entorno de trabajo (que no son otra cosa que una puerta abierta a la multitarea y a la pérdida de productividad)

Para evitar la multitarea, abre sólo una ventana y concéntrate en la tarea hasta que la termines. Así, ve pasando a las siguientes tareas (de una en una).

2.Planificar las tareas del día siguiente

Todos tenemos unos ritmos, momentos del día en los que se rinde más. Estos varían de unas personas a otras. Generalmente, por las mañanas, a primera hora, el rendimiento suele ser mayor.

¿Cómo podemos sacarle jugo a esas horas finales del día en las que nuestra productividad baja considerablemente? La mejor manera es planificando lo que vamos a hacer durante el próximo día.

No se trata de escribir una lista de tareas pendientes con 3 o 4 cosas, se trata de dedicarle un poco de tiempo para generar ideas sobre cómo podemos hacer esa tarea que nos espera mañana cuando nos levantemos.

Estoy muy de acuerdo este enfoque: cuando piensas en lo que harás al día siguiente, parece que tu cerebro, durante la noche, descubre posibilidades y soluciones que te hacen ser mucho más productivo al día siguiente.

3.Cambiar de lugar de trabajo al menos una vez al día

Ya habrás escuchado que tienes que tener un entorno de trabajo adecuado y que cada cierto tiempo realices pequeñas pausas. Según Leo Widrich, a él le va muy bien tener varios lugares alternativos para trabajar.

A veces no basta con desconectar durante 5-10 minutos del trabajo, el cuerpo nos pide cambiar de entorno para seguir siendo productivos. Puede resultar más natural. No solo para mantenerte enfocado, sino para aumentar tu creatividad.

La música: un caso diferente.

Si eres un adicto a la música y necesitas tener un telón de fondo musical mientras trabajas, estás de enhorabuena, la música no se considera multitarea. Al parecer, una parte especial del cerebro se ocupa de la música, lo que nos permite escucharla mientras hacemos otra tarea.

Aquí tienes una lista de sitios que te ayudarán a ser más productivo mientras escuchas música relajante.
A mi me va especialmente bien Focus@Will: una campana te indica el inicio y final de cada sesión  y puedes elegir distintos tipos de música (clásica, acústica, ambiental,…).

La música daría para un largo debate: hay quien piensa que depende de los gustos personales, otros solo admiten la música clásica,…

Estas son algunas ideas. Seguro que tienes las tuyas propias.  ¿Cómo evitas la multitarea?

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